festival – 13 praktilist tähelepanekut

Igaljuhul ennekõike oma enda jaoks panen selle tarkuse siia kirja – kõik need küsimused ja vastused (mida muidugi veel ei ole), kõik need mõtted, mis me saime festivali (väga KUUT fest) korraldades. Kui sa nüüd mõtled, et ok ristist kinni see brauseriaken, sest ega ma nii rumal ka ei ole et ise kunagi festivali korraldaksin. Siis – tegelt käivad need küsimused ka pulmade, suuremate juubelite kohta – niiet kui sul on mõni neist ees ootamas, siis ära kohe ristile pressi. Kui ühtegi pulma ka teha ei plaani, siis… siis kindlasti sa vähemalt satud ühte pulma või onu Heino juubelile või Instkurmu festivalile ja võib-olla sa siis mõistad paremini neid inimesi… no neid, kellel ei ole olnud piisavalt arukust ja oidu ja kes on siiski otsustainud korraldada ühe festivali. Meie õppetunnid ja küsimused.

1. Ära alusta festivali korraldamisega kuu aega varem. Alusta mitme kuu jagu aega varem! Suvi on esiteks potentsiaalsetel külastajetel plaane nii täis, niiet mida varem sa teada annad, et sul maksimaalselt äge asi tulemas, seda varem nad saavad juba kuupäeva ära broneerida. Või siis omavahel kokku leppida, et oh, läheks koos! No tegelikult kõik asjad oleks ideaalne võimalukult vara ära teha, aga eriliselt paktiliseks võib see nõuanne osutuda siis kui asi puudutab avalikuüritutuse korraldamise luba (millega seoses tuleb hankida kooskõlastus päästeametilt ja ka politseilt) ja rääkida ja joonistada ära oma parkimisskeemid ja võin omadest kogemustest öelda, et võib juhtuda, et ka institutsioonides – nagu vald ja päästeamet – inimesed puhkavad. Ja no üldse see töötempo ja meilide vastamiskiirus ei ole tavaliselt selline nagu näiteks prindiettevõttes, kust ma oma tiimile riided tellisin. Reaalselt. Esimest meilist kuni asjade valmimiseni (tükke oli kokku 50 +) läks vist kolm päeva ja meile oli kokku umbes 20. Siiski tahan siikohal hea sõnaga meeles pidada ka Saku valda, kes hoolimata minu viimaseminuti käitumismaneerist kõik ära kinnitasid ja ära lubasid!

2. Ära tee seda üksi. Ma olen päris kaua aega olnud selline vend, et tahan kõik ise ära teha. Et noh nagu toodete puhul ka: disainist tootmise ja pakendamiseni ja epoe tahaks ka ise teha. Mitte isegi sellepärast, et nii tuleb soodsam vaid pigem selle pärast, et mind reaalslet huvitab, kuidas ja mis kõikides nendes etappides toimub ja nii väga tahaks ise harjutada ja osata ja teada. Aga – ära tee seda – proovi väiksemate projektidega (nagu lapse sünna) kõike ise, aga kui midagi juba veits suuremat teed, siis lihtslat võta Anete (tsau!) appi ja poole rohkem asju saab poole paremini tehtud!

 

3. Lava ja tehnika. Mm, mul ei olnud õrna aimugi, et mul neid vaja on kuni ma sain teada, et mul on! Mõtlesin, et no äkki võtaks väikese sellise platvormi maksimum ja dekoreeriks ja nii olekski. Andsin oma soovidest Strikken lavatehnika meeskonnale teada ja nad küsisid, et mis siis saab kui vihma sajab. No ma olin arvestanud, et väga KUUT festil ei saja, niiet ei olnud sellele mõelnud. Siis mõtlesime, et ok paneme väikese telgikese ka sinna peale, et no juhuks kui (kuigi ma tegelt teadsin, et ei saja). Kui ma siis hakkasin aru saama kui nigel see telk koos väikese platvormiga välja näeb. Strikkeni härras ütlesid, et jep, näeb küll! Siis otsustasime koos, et paneme hoopis ikkagi ühe ülinunnu ja mitte üleliia suure lava püsti! Lisaks aitasid nad istalleerida ka kohviku alale väikese astme/ poodiumi, mille abil läbi akna leti saime tekitada. Neil on olemas kõikivõimalikud reguleeritavad alused ja poodiumid, millest ma isegi mõelda või küsida ei osanud. Seega Algo pääses tänu nendele rendilahendustele väga mitme asja ehitustest!

4. Esineja. Lava ei olnud esialgu plaanis. Kui me lava plaaniväliselt siiski püsti olime saanud, siis mõistsime, et tegelt oleks täiega võinud veel laval päeval mõni asi juhtuda (peale selle, et Päären sealt oma käe kipsi kukkus)! Sest see nägi lihtsalt nii nunnu välja ja seisis terve festivalipäeva sisuliselt jõude! Niiet kui oled vaeva näinud ja kulutanud lavale, siis võiks olla rohkem kui üks esineja! Esineja puhul tuleb arvestada veel seda, et peale esinemistasu on neil tõenäoliselt ka rider, mis kõik backstagesis olema peab ning lisaks backstage toidule/ joogile tuleb rentida ka helitehnika ja helimees. Ehk siis bändi kulu on umbes nii kaks korda nii palju kui on esinemistasu.

5. Dekoratsioonid. Ma olen suht kindel, et siin blogis ei käi ühtegi inimest, kes mõtleks, et milleks neid veel vaja… ma ise olen veendumusel, et need ongi üks väga oluline festvali meeolu ja vaibi osa! Sul võiks olla nende loomisel mingi konseptsioon ja võibolla kõike mitte välja panna, mida kuskil saab või on. Me valmistasime taaskasutusmatejalidest 60 meetrit sellist kangaribadest (purjed nagu) aeda – esialgu oli veits teistsugune idee, aga proovisime ja testsime ja see ei toiminud. Lisaks dekoratiivsele eesmärgile piiritlesid need ka festivali ala. Lavast juba rääkisin, Sitrikken pani ise sinna valgusketid (meil olid valguskettid laudade küljes), niiet see oli ka väga ilus kõik… kui oleks õhtul hilisemalt kestnud, oleksid need veel rohkem efekti andnud. Veel üks asi, millega väga vaeva ei pea nägema, aga mis alati töötab on lilled! Aga terve festvaliala jaoks ampleid osta on veiiits kallis! Meile tuli appi Rikets lilled, kelle käest saime ampleid rentida – ehk siis hommikul lilleauto tõi kohale ja õhtul viis ära – nii ei kaasnenud väga suurt kulu ja lilled saavad veel kedagi rõõmustada!

6. Mööbel ja nõud. Kuna meil oli avatud ka kohvik, siis oli vaja kohvikuala ehk siis laudu ja toole. Kuna Kuudi lauad on nii massiivsed, et toast välja ei käi, siis otsustasime teha väikese investeeringu. Koostöös Aiakoja ja Algoga valmisid kolm kiirelt kokkupandavat (üliägedat ja stiilset) lauda. Tegime need siis mõttega, et saaksime neid edaspidi kasutada ka sees – või muudel üritustel väljaa ja miks ka mitte teile teie hoovipeole välja rentida ;). Nõusid oli meil enne olemas kuni 30le inimesele, aga otsustasime ka seda, et teeme investeeringu nii, et meil oleks nõusid nii palju kui korraga inimesi Kuudis istuma mahutame ehk siis 60le. Tellimuse tegime Ikeast vahendaja kaudu viimasel minutil ja nagu ikka siis kõik joogutassid/klaasid/pokaalid jäid tulemata. Seega pidime seekord kasutama alternatiivset lahendust – ühekordseid topse. Leidsime biolagunevad, niiet seekord siis jäi nii. Aga nõud loodetavasti jõuavad ikkagi meieni ja järgmine kord juba täiesti ühekordsete vabalt! Salati serveerimiseks ostime Gemossist ägedad plastmassist mustad konservikarbid – need on masinpestavad ja ka neid saame nüüd järgmistel üritustel jälle kasutada!

7. Sildid ja info. Oota kuidas te ei tea, mis siin üritusel teha saab? Me oleme kaks nädalat iga (freaking) päev iga tund midagi postitatunud ja rääkinud?! Terve Eesti peaks teadma ju. Aga no ei tea. Ja igasugused sildid, viidad, bannerid on väga teretulnud – nii ei pea iga nurk olema mehitatud. Küll aga, mis läks meil kindlasti väga hästi, oli see, et meil oli infopunkt/ piletimüük ehk siis kaks minu armast kolleegi koolist (tsau Gäthlin ja Astrid!) jagasid infot, müüsid pileteid, kaasasid inimesi. Mis oli puudu ja millele ma korra isegi mõtlesin oli mingi päevajuht või keegi, kes vahepeal mikrofoni kaudu teada annaks, mis kuskil parasjagu algamas on või et ahjust tulid just Algo tehtud Anna juustusaiad 😀 (klassikaline juhtum). Programm oli tihe ja see mikrofoniga vend oleks võib-olla veel rohkem inimesi tegevustesse toonud – niiet kui sa järgmine aasta tahad see vend olla, siis anna mulle teada! Aga kokkuvõttes oli nende siltide tellimine muidugi jälle kulu, aga tegime absoluutselt kõik PVCle prinditud sildid universaalsed – ehk siis kuskil ei ole kirjas ühtegi kuupäeva, ühtegi esinejat – mustvalged loomulikult – Kuudi sümboolika, fontife ja piltidega, niiet saame neid väga lihtsalt rakendada ka igalpool mujal ja igal muul sündmusel ka Kuudis.

8. Ära võta endale ühtegi pidevat kohustust. Ehk siis kui sa oled korraldaja, siis ära mõtle, et käid terve päeva kohvikus juustusaiu tegemas (seda ei juhtu – nope). Ma vist istsusin esimest korda 18.01 kui hakkas pealeKUUT kohtumisõhtu Merlin Miidoga (tsau, Merlin! :D)  – sest ma moderreerisin seda ja siis pidin nagu istuma seal laval. Anna juustusaiu tegi tere päeva Algo (aga no see on klassik #elu). Veits oleks tahtnud ise rohkem aega võtta suhtlemisele – nägin nii palju vanu tuttavaid ja instatuttavaid ja uusi inimesi – niiet oleks tahtnud küll rohkem suhelda! … kuid kaste tassides…

9. Kaasa sõpru ja sugulasi! No muidugi oli minu suguvõsa kenasti ära jaotatud, kes oli parklas (mu isa), kes koristas õueala ja pühkis mulda seest kokku (vanaema mul (85 btw)), kes oli kohvikus müüja, kes barista, kes õpetas inimesi rahvatantsu tansima jne. Lisaks sugulastele olid kaasatud ka mu sõbrad ja lisaks sõpradele ka nende sõbrad ja näiteks kui Getriin (mu õe sõbranna) Rikets lilledest pidi tulema hommikul kiirelt lilli tooma, siis asi lõppes sellega, et ta veetis terve päeva kohvikus ja oli parim barista. Niiet mida rohkem inimesi, seda ägedam alati ja seda lebom ka teistel ehk siis – äkki saab korra süüa isegi päeva jooksul näiteks.

10. Palka fotograaf. Klassik “oih, aga pilte küll ei jõudnud teha” – nagu te olete näinud niiiiiiii ei niiiiiiiiiiiiii palju vaeva ja siis keegi ei tee lõpuks mäletsuseks ühtegi normaalset pilti. Seda hacki olen ma juba mitu korda kasutanud, et kui sa juba midagi korraldad, siis see kulutus fotograafi peale on nii väärt seda! Niiet aitäh sulle, mu armas Kristina, et jälle tulid ja tegid ja kõik pildid, mis siin nähtaval on, on ka Kristina Kaiva tehtud – tema juurde saab aega broneerida siit.

11. Kohvik. Minu jaoks oli see kohe alguses kõige sellisem: “Oot, ma ei tea, kas saame hakkama sellega,” aga kuna Anete veits teadis, mis kohvik tähendab, siis usaldasin selles osas (ja kõige muu osas muidugi ka) jäägitult teda. Kokkuvõttes oli veits ikkagi see, et ma ise oleksin kurkide soolamise asemel viimasel õhtul tahtnud rohkem turundusplaani veel ellu viia (stoorid jm) ja kaunistusdetaile lihvida. Mõned asjad jäid tegemata ja kriipima! Seega kui plaanid teha kohvikut, siis oleks hea kui oleks keegi eraldi vastutamas selle eest, et ise saaksid tegeleda oma tegevusvaldkonnaga – sest 100 portsjoni kartulisalati tegemine ja kurgi soolamine ei ole mingi – a kiirelt korra teen!

12. Turundus. Mitu plakatit välja printisime? Plakatite printimine on kohutav mu meelest! Me printisme kümmekond A4 plakatit ise paberile kodus välja ja panime üles küll, aga ma ei usu nendesse väga. Pigem ma kulutan selle prindiraha sotsiaalmeedia sihitud reklaamile, kus ma tean täpselt, keda ma oma festivalile ootan ja keda tahan seda reklaami nägema. Niiet ürituse sponsimist sotsiaalmeedias kasutasime küll. Mitte liiga palju, aga siiski väike eelarve jupp oli ka sellele. Püüdsime hästi palju kaasata ka orgaaniliselt. Ehk siis tegelikult mis me tegime oli see, et meie üritus toimus Kiisa kohvikutepäevade raames (saime sinna kaardile). Siis kaasasime erinevaid koolitajad – ka nemad annavad oma inimestele teada, et näe lähen sinna – tule ka! Seega mida tugevamate kogukondadega tegijaid kaasata, seda rohkem ilmub juba nende fännibaasi kohale – tsau Merlin @homeinestonia! Lisaks kaasasime kirbukale ka insta sisustusblogijad – kuna see oli Eestis midagi ainukordset, siis saime ka sellest väikese uudisnupukese Postimehe kodugeeniusesse. No ja muidugi ketrasime orgaaniliselt enda lehtedel infot – jagasime tegijad (nemad omakorda repostisid jne). Mis läks veits nihu oli see, et meil oli tegelt plaanis korralikud piletijagamismängud teha, aga kuna ise hakkasime samal ajal juba kartulisalatit (mis muide oli maailmaparim) või tellisime dressipluuse, siis jäi see max viiimasele minutile ja pmst kukkus suht läbi – jagasime kokku ära kuus tasusuta piletit, aga kaasatus oli megamadal ja ma ei jäänud selle teostusega ise absoluutselt rahule. Võinagu – siin isegi ei olnud mingit teostus, oli lihtsalt “ok teeme selle ka nüüd keeduvorsti kuubikuteks modelleerimise vahele ära.” Mis jäi veel tegemata oli see, et plaanisin ise kirjutada blogi ettevalmistustest – kaunistustest nt spetsiifilisemalt, aga ei jõudnud ja plaansin ja IGTVsse teha ühe loo, mida meil kõike teha saab. Seda ka ei jõunud. Tahtsin rohkem kajastada ka ettevalmistuste eelseid päevi, aga jällegi #keeduvorst ja lihtsalt ei jõudnud. Seega võib-olla järgmiseks aastaks võiks olla ka keegi, kes teeb instalaive/ postitusi kogu päeva vältel – ja no enne ka! Sotsiaalmeediahaldurit oleks vaja, on kedagi siin?

13. RAHA.

Oot miks siin vahel nii suur tühi auk on? Haha. Jaaah. No ütleme nii, et see festivali korraldamine ei olnud kunagi mõeldud kui üks: “Niimoodi, lapsed, teenisin oma esimese miljoni,” vaid pigem ikkagi: “See, lapsed, oli üks tore kogemus.! Ehk siis ennekõike selline turunduslikprojekt. Mu enda jaoks on hästi oluline panustada ka siia kogukonda, et Kurtnas elu käiks ja oleks tore! Ja no need kaks eesmärki … viivad alati raha rohkem välja kui sisse jõuavad tuua. Kui me kõik kulud otseselt nüüd arvutame kokku ja tulud ka, siis me jäime mingi orienteeruva 3000 euroga miinusesse. Kui me aga nüüd mõtleme, et teeme äkki järgmine aasta jälle, siis meil on juba lauad olemas ja nõud olemas (välja arvatud muidugi juhul kui üks vend arvab, et oh teeks uued ja ägedamad lauad 😀 ja serveeriks seekord hoopis selle seest, oleks ägedam)… Ühesõanaga mõned kulutused on sellised, mis on justkui investeering ja ma ise selliste otsede kulude hulka ei arvaks. Aga ma saan aru, et numbrid on tegelt kõik numbrid ja neid ei saa väga palju: “Eino see number, selle võiks veits kallutada nii pidi.” Niiet miinus. Lisaks muidugi asjaolu, et kogu tiim töötoas vabatahtlikuna ja mitte ainult ürituse päeval ja varahommikul vaid ka mitu ööd enne! Niiet siinkohal mõtlen küll, et kindlasti kaalume uuel aastal ka mõne projekti kirjutamise võimalust, et näiteks kontsert kõikdele tasuta teha… saime ka tagasiside, et pilet oli marukallis (18 eur kohapeal, eelmüügis 15, pere 40), aga no püüdsime selle teha nii väikseks kui vähegi kannatas. Aga püüame siis järgmine aasta paremini!

Aga kes ei teaks, et miinus märk sulu ees, muudab märgi sulusees, niiet! Ma kõikidele miinustele vaatamata oli lihtsalt MEGAkogemus ja nii suur rõõm oli näha NIIIII palju inimesi. Tsiteerides mu isa: “Eino kui rahva kohale tahad saada, siis tuleb ikka kaltsukas korraldada.” Ja nii suht ongi! :D, kes siis ei tahaks teiste head kraami endale saada! Aitäh kõikidele instagrammeritele, @homeinestonia, @augusti_kodu, @kodupuitesteel, @ournest, @aegjaruum, kes kirbukal osalesid ja teistele müüjatele – juba teid oli nii palju! Aitäh kõikidele ostjatele!

Minu vägaväga siiras tänu ja tänulikkus Anetele, kes pmst tegelt kõik ära tegi – mul jäi üle ainult see blogipositus teha! Aitäh, kõigetegija (lauad, juustsaiad, sildid, rahvatans jne) Algo! Aitäh, mu õed, Kadri ja Maria, kes kohvikus kõikide klientide soovimata soovid ka ära täitsid. Kohvikus olid asendamatud veel Ardo, mu usin ämm Liia, kohvimaster ja alati naeratav Kärolin ja täiesti juhuslikult leti taha sattunud barista/ kuller, lillede maaletooja Getriin. Puhastusspetsialist vanaema Õie tegi välialal puhta töö; aitäh parkimiskorraldajale Ahtole ja tantsuõpetaja Evele – sarnased liigutused erineval kultuurmaastikul. Aitäh keeduvorstihakkija ja lapsehoidja Grete; aitäh, jääga varustaja Riin! Aitäh infotšikkidele Astridile ja Gäthlinile – ilma teiete elaksime kõik täielikus teadmatuses! Aitäh Raikole ja Kadrile, kes tegid nii lava kui tegid ka absoluutselt superägeda live ülekande pealeKUUT kohtumisõhtust Merlin Miidoga (vaata kindlasti järgi kui sa kohal ei olnud) ja aitäh sulle ka, et oma Tõstamaa vanalinnast siia kohale kärutasid! Aitäh, helimees Rasmusele, sind ei olnud üldse kuuldagi! Ja no muidugi aitäh bändile ja koolitajatele ja teile kõigile, kes te tulite! Mul ei ole õrna aimugi kui palju teid oli, aga see energia ja kõik, mis oli – täiega vaibisin seda (ok, mu noorem õde ütleks nüüd, et Anna ära ole selline teismeline). Aga no ma ei usu, et ükski mõistuselt täiskasavnud inimene oleks üldse sellise asja võtnud ette, niiet pole midagi parata, Maria, selline teismeline olengi! Järgmise festivalini!